Chuyển đến một nơi làm việc luôn luôn là nỗi lo đối với nhiều công ty. Những thông tin sau đây đơn vị chuyển nhà Moving House xin chia sẻ với quý doanh nghiệp 9 bước lên kế hoạch chuyển nơi làm việc cụ thể giúp mọi người chuyển địa điểm làm việc tới địa chỉ làm công việc mới nhanh chóng hiệu quả tiết kiệm thời gian.
Lập kế hoạch dự án
Việc chuyển nhà làm việc hầu như được xây dựng kế hoạch từ khoảng cả tháng trước khi chuyển, đối với những doanh nghiệp lớn việc xây dựng kế hoạch này có thể diễn ra trước cả 1-2 năm. Do vậy, ngay khi có quyết định di chuyển nhà của công ty, bắt đầu lập một kế hoạch dự án cụ thể.
Quyết định người phụ trách
Nên chỉ định một người để làm điều phối viên di chuyển nơi làm việc. người quản lý sẽ chịu trách nhiệm giám sát những khía cạnh của việc chuyển, vì vậy nên chọn ai đó có trình độ tổ chức sắp xếp tốt, có quyền đại diện cho công ty của các bạn và khả năng ra quyết định mạnh mẽ để họ có thể dễ dàng quản lý đại đa số nhiều quyết định vào liên quan đến việc chuyển nơi làm việc.
Thành lập 1 nhóm phụ trách
Nên lập 1 nhóm, nhóm phụ trách sẽ phụ trách chuyển nhà sẽ hợp tác chặt chẽ với điều phối viên ở nhà làm việc để xem toàn bộ nhà làm việc và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ quên. Dưới sự hướng dẫn của người phụ trách tại trụ sở, nhóm này sẽ chịu trách nhiệm: Liệt kê một số nhiệm vụ di chuyển, xác định trình tự của chúng, phân công trách nhiệm, thiết lập thời gian mục tiêu.
Lập timeline
Tìm hiểu thời điểm hợp đồng thuê nhà hiện tại chấm dứt trước khi bạn bắt đầu tạo một thời gian biểu, sau đó chọn ngày chuyển hợp lý. Sau khi chọn ngày di chuyển, các bạn có thể bắt đầu đi vào các chi tiết, chẳng hạn như mất thời gian là bao lâu để xây dựng hoặc cải tạo nhà làm việc mới của mọi người. Để di chuyển sắp xếp và lắp đặt một số thiết bị nhà …
Xác định ngân sách
Ngân sách tái định cư của các bạn sẽ phụ thuộc vào kích thước nhà của các bạn, một số dịch vụ bên ngoài mà bạn chọn để thuê (chẳng hạn như dịch vụ nhà làm việc trọn gói hoặc nhà nhỏ) và liệu bạn có định nâng cấp thiết bị và đồ dùng nhà của các bạn. Đối với di chuyển nhỏ hơn hoặc ngân sách thấp hơn, các bạn có thể tiết kiệm tối đa bằng phương pháp đóng gói và giúp cho quá trình bốc dỡ, vận chuyển.
Tìm thuê địa điểm làm việc mới
Theo chia sẻ của Anh Vũ Hồng Phong - Giám đốc đơn vị vận tải Moving House mọi người cũng cần xác lập một kế hoạch cho việc thuê nơi làm việc với những yêu cầu thuê địa điểm làm việc dựa trên mục đích dùng ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Để thuê được địa điểm làm việc, mọi người có thể tự tìm kiếm và làm việc với ban quản lý tòa nhà hoặc đơn giản hơn là hãy liên hệ với một đơn vị dịch vụ thuê nhà.
Lên kế hoạch cho nhà mới
Kế hoạch dự án nên bao gồm kế hoạch di chuyển nhà tùy chỉnh, hãy tính đến một số thứ như số lượng nhân viên, số lượng thiết bị công ty Vũ Hồng Phong - Đại diện Movinghouse các bạn có, chuyển bằng phương tiện nào. Tiếp theo, hãy cung cấp bản sao kế hoạch bố trí sắp xếp này của bạn cho các bộ phận liên quan: nhóm phụ trách, những nhóm chức năng trong doanh nghiệp, nhà đơn vị cung cấp dịch vụ, đơn vị cung cấp và thi công nội thất, điện, ánh sáng vv.vv
Thảo luận với mọi người và các công ty cung cấp
Tham khảo thông tin từ ít nhất 3 đơn vị đối tác và nhà cung cấp để đảm bảo mọi người đang nhận được hợp đồng tốt nhất cho nhà làm việc. Nếu công ty của bạn dựa vào những mặt hàng chuyên dụng như thiết bị y tế, thiết bị có độ chính xác cao, dễ vỡ hỏng hoặc bạn đang chuyển hàng hoá có giá trị cao như nghệ thuật, hãy đảm bảo làm việc cùng một doanh nghiệp vận chuyển hay chuyên chở chuyên cung cấp một số dịch vụ này.
Thông báo đến những nhà cung cấp hiện tại
Hãy thông báo tới các nhà cung cấp và đối tác hiện tại biết khoảng thời gian doanh nghiệp các bạn sẽ chuyển đến địa điểm mới. Một số đơn vị này có thể bao gồm: Bưu điện, dịch vụ chuyển phát nhanh, báo và tạp chí. Các phòng ban nhà nước liên quan như thuế, công an khu vực…
Hy vọng với một số bước trên chúng tôi chia sẻ với nhiều doanh nghiệp sẽ phần nào giúp bạn có một kế hoạch hoàn hảo nhất và thuận lợi trong công việc. Chúc mọi người chuyển nhà nhanh chóng và thành công.